Politique de Confidentialité

ESSENTIANA – ESSENTEA CRÉATION

Dernière mise à jour : 15 juillet 2026

1. Préambule

La présente Politique de confidentialité explique comment ESSENTEA CRÉATION, exploitant la marque ESSENTIANA, collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des visiteurs et clients du site essentiana.fr.

Les traitements de données personnelles sont réalisés conformément au Règlement général sur la protection des données, dit « RGPD », à la loi française Informatique et Libertés modifiée, et aux autres dispositions légales applicables en matière de protection des données et de communications électroniques.

Cette politique s’applique notamment lorsque vous naviguez sur le site, créez ou utilisez un compte client, passez une commande, utilisez le programme de fidélité, contactez le service client, échangez avec Essentiana par e-mail, formulaire, chat ou WhatsApp, vous inscrivez à la newsletter, participez à une opération commerciale, laissez un avis, acceptez l’utilisation de cookies ou de traceurs.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

ESSENTEA CRÉATION – ESSENTIANA

Société par actions simplifiée

Capital social : 10 000 €

SIREN : 989 591 292

RCS Épinal : 989 591 292

Siège social : 5 L’Orée du Bois, 88800 Norroy, France

Adresse e-mail : contact@essentiana.fr

Les demandes relatives à la protection des données personnelles peuvent être adressées à cette adresse e-mail ou par courrier postal au siège social.

3. Données personnelles collectées

Essentiana veille à ne collecter que les données nécessaires aux finalités décrites dans la présente politique.

3.1. Données d’identification

Essentiana peut collecter votre civilité, votre nom, votre prénom, vos identifiants de compte, votre numéro de client.

3.2. Coordonnées

Essentiana peut collecter votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre adresse postale, votre adresse de facturation, votre adresse de livraison, les coordonnées du destinataire d’une commande lorsque celui-ci est différent de l’acheteur.

3.3. Données relatives au compte client

Les données liées au compte peuvent comprendre les identifiants de connexion, l’historique des connexions, les préférences enregistrées, les adresses mémorisées, l’historique des commandes, les produits consultés ou enregistrés, les préférences de communication.

Les mots de passe sont conservés sous une forme sécurisée et ne sont pas accessibles en clair par Essentiana.

3.4. Données relatives aux commandes

Essentiana peut traiter les produits commandés, les quantités, les montants, les remises et codes promotionnels utilisés, les dates des commandes, les modes de livraison, les numéros de suivi, les factures, les données relatives aux retours, échanges, remboursements et réclamations, les échanges avec le service après-vente.

3.5. Données relatives au paiement

Essentiana traite les informations nécessaires au suivi et à la validation du paiement, telles que le mode de paiement choisi, le montant de la transaction, le statut du paiement, la référence de la transaction.

Les données complètes de carte bancaire sont directement traitées par le prestataire de paiement sécurisé. Elles ne sont pas enregistrées ni conservées par Essentiana.

3.6. Données relatives au programme de fidélité

Dans le cadre du programme de fidélité, Essentiana peut traiter le nombre de points acquis, le nombre de points utilisés, les récompenses disponibles ou utilisées, l’historique des opérations liées aux points, les éventuelles données relatives au parrainage.

3.7. Données relatives aux communications

Lorsque vous contactez Essentiana, les données suivantes peuvent être conservées, le contenu de votre demande, la date et l’heure de l’échange, les coordonnées utilisées, les pièces jointes et photographies transmises, l’historique des échanges, les informations nécessaires au traitement de votre demande.

Nous vous recommandons de ne pas communiquer de données sensibles ou sans rapport avec votre demande dans les champs de texte libre.

3.8. Données relatives aux communications commerciales

Essentiana peut collecter votre adresse e-mail, votre consentement à recevoir des communications, la date et la source de votre inscription, vos préférences commerciales, les informations relatives à la délivrance des messages, les clics effectués dans les e-mails, vos demandes de désinscription ou d’opposition.

La simple ouverture d’un e-mail n’est pas considérée comme un nouveau contact de votre part pour prolonger indéfiniment la conservation de vos données.

3.9. Avis et contenus publiés

Lorsque vous laissez un avis ou un commentaire, Essentiana peut traiter votre nom ou pseudonyme, votre note, le contenu de votre avis, les photographies éventuellement transmise, la date de publication, les informations nécessaires à la vérification de votre achat.

3.10. Données techniques et de navigation

Selon vos choix en matière de cookies, Essentiana peut collecter l’adresse IP, le type d’appareil, le système d’exploitation, le navigateur, la langue, le fuseau horaire, les identifiants de cookies, les journaux de connexion, les pages consultées, la durée de consultation, les produits consultés, les produits ajoutés au panier, les abandons de panier, l’origine de la visite, le parcours de navigation, les interactions avec certaines fonctionnalités du site, des données relatives aux performances et aux erreurs techniques.

4. Origine des données

Les données sont principalement recueillies :

-         directement auprès de vous lorsque vous remplissez un formulaire, créez un compte, passez une commande ou contactez Essentiana ;

-         automatiquement lors de votre navigation, notamment au moyen de cookies ou de traceurs autorisés ;

-         auprès des prestataires intervenant dans le paiement, la livraison ou le fonctionnement du site ;

-         auprès de la personne ayant passé une commande lorsqu’elle renseigne vos coordonnées en qualité de destinataire.

Lorsque vous communiquez à Essentiana les coordonnées d’un tiers, notamment pour la livraison d’un cadeau, vous devez vous assurer que cette personne en a été informée.

5. Caractère obligatoire des informations

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour créer ou administrer votre compte, traiter votre commande, encaisser le paiement, préparer et livrer les produits, établir les factures, assurer le service après-vente, répondre à vos demandes.

En l’absence de ces informations, Essentiana pourrait ne pas être en mesure de créer votre compte, d’exécuter votre commande ou de répondre à votre demande.

Les autres informations sont facultatives. Leur absence n’empêche pas, en principe, l’utilisation des principales fonctionnalités du site.

6. Finalités et bases légales

6.1. Gestion du compte client

Finalités : créer et administrer le compte, permettre l’authentification, enregistrer les préférences, consulter l’historique des commandes, faciliter les commandes ultérieures.

Base légale : exécution du contrat ou mesures précontractuelles prises à votre demande.

6.2. Gestion des commandes

Finalités : enregistrer et préparer les commandes, gérer les paiements, organiser les expéditions et les livraisons, éditer les factures, gérer les retours, échanges et remboursements, assurer le service après-vente, répondre aux réclamations.

Bases légales : exécution du contrat , respect des obligations légales, comptables et fiscales.

6.3. Programme de fidélité et avantages commerciaux

Finalités : calculer les points, attribuer les récompenses, permettre l’utilisation des avantages, gérer les éventuelles opérations de parrainage, prévenir les utilisations frauduleuses du programme.

Bases légales : exécution des conditions du programme de fidélité ; intérêt légitime d’Essentiana à fidéliser ses clients et sécuriser le programme.

6.4. Service client

Finalités : répondre aux demandes, accompagner les clients, traiter les difficultés techniques, gérer les réclamations, conserver la preuve des échanges lorsque cela est nécessaire.

Bases légales : exécution du contrat lorsque la demande concerne une commande ; intérêt légitime d’Essentiana à répondre aux autres demandes et à améliorer la qualité de son service.

6.5. Prévention de la fraude et sécurité

Finalités : sécuriser les comptes et les transactions, prévenir les accès non autorisés, détecter les comportements anormaux, lutter contre la fraude, assurer la sécurité du site, gérer les incidents techniques ou de sécurité, établir, exercer ou défendre des droits en justice.

Bases légales : intérêt légitime d’Essentiana à protéger son activité, ses clients et son site ; respect des obligations légales lorsqu’elles sont applicables.

6.6. Prospection commerciale et newsletter

Finalités : envoyer des newsletters, présenter les nouveautés et offres commerciales, proposer des produits susceptibles de vous intéresser, envoyer des rappels relatifs à un panier abandonné lorsque cela est autorisé, mesurer les performances des communications, gérer les désinscriptions.

Bases légales : votre consentement lorsqu’il est requis ; l’intérêt légitime d’Essentiana pour adresser à ses clients des offres relatives à des produits ou services analogues à ceux déjà commandés, sous réserve de leur permettre de s’y opposer simplement et gratuitement.

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment en utilisant le lien intégré dans chaque communication ou en écrivant à contact@essentiana.fr

6.7. Avis clients

Finalités : solliciter et publier des avis, contrôler que l’avis correspond à une expérience réelle, modérer les contenus illicites ou inappropriés, améliorer les produits et les services.

Bases légales : intérêt légitime d’Essentiana à recueillir des retours et améliorer ses services ; consentement lorsque des photographies ou contenus facultatifs sont transmis pour publication.

6.8. Mesure d’audience et amélioration du site

Finalités : mesurer la fréquentation, comprendre les parcours de navigation, détecter les erreurs, améliorer les performances du site, réaliser des statistiques, mesurer les conversions commerciales.

Bases légales : votre consentement lorsque les outils utilisés nécessitent le dépôt de cookies ; intérêt légitime ou exemption de consentement uniquement lorsque l’outil est configuré de manière à respecter toutes les conditions permettant cette exemption.

6.9. Publicité personnalisée

Finalités : mesurer l’efficacité des campagnes, créer des audiences publicitaires, effectuer du remarketing, personnaliser les annonces, limiter la répétition des publicités, améliorer la pertinence des campagnes.

Base légale : votre consentement préalable au dépôt ou à la lecture des cookies publicitaires.

7. Destinataires des données

Dans la limite de leurs attributions, les données peuvent être accessibles aux personnes habilitées au sein d’Essentiana, aux prestataires chargés de l’hébergement et de la maintenance du site, aux prestataires informatiques et développeurs, aux prestataires de paiement, aux banques et établissements de paiement, aux transporteurs et prestataires logistiques, aux prestataires d’e-mailing, aux prestataires de chat et de relation client, aux prestataires de mesure d’audience, aux régies et plateformes publicitaires, aux réseaux sociaux, lorsque vous avez consenti à leurs traceurs ou choisissez d’utiliser leurs services, aux prestataires chargés de la collecte et de la publication des avis, aux conseils juridiques, experts-comptables, commissaires aux comptes ou assureurs, aux autorités administratives, judiciaires ou fiscales lorsqu’une obligation légale l’impose.

Ces destinataires ne reçoivent que les données nécessaires à l’accomplissement de leurs missions.

Essentiana ne vend pas les données personnelles de ses clients ou visiteurs.

8. Principaux prestataires et services tiers

Selon les fonctionnalités effectivement activées sur le site, Essentiana peut notamment utiliser les services suivants.

SystemPay – Banque Populaire

SystemPay est utilisé pour sécuriser et traiter les paiements. Les données complètes de carte bancaire sont traitées directement par ce prestataire.

Brevo

Brevo peut être utilisé pour : les e-mails transactionnels, les confirmations de commande, les informations relatives à la livraison, les newsletters, les offres commerciales, la gestion des désinscriptions.

Crisp

Crisp peut être utilisé pour fournir le service de chat en ligne et faciliter les échanges avec le service client. Le service n’est chargé qu’en fonction des choix exprimés dans le gestionnaire de cookies lorsque le consentement est nécessaire.

Google

Selon les outils activés et le consentement donné, Essentiana peut utiliser : Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, le suivi des conversions, les conversions améliorées, Google Shopping.

Google Tag Manager sert à administrer les balises présentes sur le site. Les traitements de données dépendent des outils et balises déployés par son intermédiaire.

Dans le cadre des conversions améliorées, certaines données, telles qu’une adresse e-mail ou un numéro de téléphone, peuvent être transmises à Google sous une forme hachée. Le hachage n’a pas pour effet de retirer automatiquement à ces informations leur caractère personnel.

Meta

Selon les outils activés et votre consentement, Essentiana peut utiliser les services de Meta, notamment Facebook, Instagram, WhatsApp ou le Pixel Meta, pour communiquer avec les clients ayant choisi ce canal, mesurer les conversions, analyser les performances des campagnes, réaliser du remarketing, créer des audiences publicitaires.

L’utilisation volontaire de WhatsApp implique également l’application des conditions et de la politique de confidentialité propres à ce service.

Les outils qui ne sont pas activés sur le site ne réalisent aucun traitement pour le compte d’Essentiana.

9. Cookies et traceurs

Le site utilise différentes catégories de cookies et de traceurs.

9.1. Cookies strictement nécessaires

Ces cookies permettent notamment le fonctionnement du panier, la connexion au compte client, la sécurisation du paiement, la mémorisation des choix indispensables, la protection du site, la gestion de la session.

Ils ne sont pas soumis au consentement lorsqu’ils sont strictement nécessaires au fonctionnement du service demandé.

9.2. Cookies de préférences et services tiers

Ils peuvent permettre le fonctionnement du chat, l’affichage de services externes, la mémorisation de certaines préférences de confort.

Ils sont déposés uniquement lorsque le consentement est requis et a été donné.

9.3. Cookies de mesure d’audience

Ils permettent de mesurer le nombre de visiteurs, les pages consultées, les parcours de navigation, les sources de trafic, les performances techniques, les conversions.

Ils sont déposés après consentement, sauf lorsqu’un outil bénéficie valablement d’une exemption et respecte toutes les conditions applicables.

9.4. Cookies publicitaires

Ils peuvent permettre le suivi des conversions, le remarketing, la personnalisation des annonces, la création d’audiences, l’analyse des performances publicitaires.

Ils sont déposés uniquement après votre consentement.

Vous pouvez accepter, refuser ou personnaliser les cookies depuis le bandeau affiché lors de votre première visite. Vous pouvez ensuite revenir sur vos choix à tout moment grâce au lien « Gérer mes cookies » disponible sur le site.

Le refus des cookies non indispensables n’empêche pas de passer une commande.

Les choix d’acceptation ou de refus sont, en principe, conservés pendant six mois. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la Politique de cookies du site.

10. Durées de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Catégorie de données : Durée principale

• Compte client actif : Pendant toute la durée d’utilisation du compte
• Compte client inactif : Suppression envisagée après deux ans sans action de l’utilisateur, après information préalable lorsque cela est possible
• Données nécessaires à l’exécution d’une commande : Pendant la relation commerciale
• Données nécessaires à la preuve du contrat ou à la défense des droits d’Essentiana : Archivage intermédiaire pendant la durée des prescriptions légales applicables, généralement cinq ans
• Factures et documents comptables : Dix ans conformément aux obligations comptables
• Données des clients utilisées pour la prospection : Pendant la relation commerciale, puis trois ans à compter du dernier achat ou du dernier contact émanant du client
• Données des prospects : Trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect
• Inscription à la newsletter : Jusqu’au retrait du consentement ou, en l’absence d’interaction, pendant la durée applicable aux données de prospection
• Liste d’opposition à la prospection : Au minimum trois ans, uniquement afin de respecter la demande d’opposition
• Demandes générales et échanges avec le service client : Trois ans à compter du dernier échange, sauf si la demande est liée à une commande ou à un litige nécessitant une conservation plus longue
• Avis clients : Pendant la durée de publication de l’avis, puis pendant la durée nécessaire à la gestion d’une éventuelle contestation
• Données relatives à un litige ou à une fraude : Pendant la durée de l’enquête ou du litige, puis pendant la durée des prescriptions applicables
• Journaux techniques et de sécurité : Pendant une durée proportionnée aux besoins de sécurité, généralement douze mois au maximum, sauf incident justifiant une conservation plus longue
• Choix relatifs aux cookies : En principe six mois
• Cookies de mesure d’audience : Durée de vie limitée selon leur configuration et les règles applicables, en principe sans dépasser treize mois
• Données issues des outils de mesure d’audience : Durée limitée selon la configuration de l’outil, en principe sans dépasser vingt-cinq mois

À l’issue de ces durées, les données sont supprimées, anonymisées ou placées en archivage intermédiaire lorsque leur conservation est nécessaire pour respecter une obligation légale ou assurer la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. La suppression d’un compte client n’entraîne pas la suppression des factures et autres données qu’Essentiana doit légalement conserver.

11. Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Certains prestataires, notamment dans les domaines de l’analyse d’audience, de l’e-mailing, de la publicité, des réseaux sociaux ou du support technique, peuvent traiter des données depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsqu’un transfert a lieu, Essentiana veille à ce qu’il repose sur un mécanisme reconnu par le RGPD, notamment une décision d’adéquation de la Commission européenne, le cadre de protection applicable aux transferts vers les États-Unis, lorsque le prestataire concerné est valablement certifié, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, des règles d’entreprise contraignantes, des mesures techniques, contractuelles ou organisationnelles complémentaires lorsque celles-ci sont nécessaires.

Vous pouvez demander des informations supplémentaires sur les garanties applicables en écrivant à contact@essentiana.fr

12. Sécurité des données

Essentiana met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques afin de protéger les données personnelles contre : la perte, la destruction, l’altération, la divulgation non autorisée, l’accès non autorisé, l’utilisation frauduleuse.

Ces mesures peuvent notamment comprendre : la sécurisation des échanges par un certificat SSL/TLS, le contrôle des accès, la gestion des habilitations, la sécurisation des mots de passe, des sauvegardes, la mise à jour des outils techniques, la limitation de l’accès aux seules personnes ayant besoin de connaître les données, des procédures de gestion des incidents.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, Essentiana adapte régulièrement ses mesures aux risques et aux évolutions techniques.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, Essentiana prendra les mesures prévues par la réglementation, notamment la notification à la CNIL et, lorsque cela est nécessaire, l’information des personnes concernées.

13. Vos droits

Selon la nature du traitement et sa base légale, vous pouvez exercer les droits suivants : le droit d’obtenir des informations sur l’utilisation de vos données ; le droit d’accéder à vos données ; le droit de rectifier des données inexactes ou incomplètes ; le droit de demander l’effacement de vos données ; le droit de demander la limitation du traitement ; le droit de vous opposer à certains traitements ; le droit de vous opposer à tout moment à la prospection commerciale ; le droit à la portabilité des données lorsque les conditions sont réunies ; le droit de retirer votre consentement à tout moment ; le droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, dans les conditions prévues par le droit français ; le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, dite CNIL.

Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.

Certains droits peuvent être limités lorsque la conservation ou le traitement des données est nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’un contrat, à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, à la protection des droits d’autres personnes.

14. Exercice de vos droits

Vous pouvez exercer vos droits :

Par e-mail : contact@essentiana.fr

Par courrier :

ESSENTEA CRÉATION – ESSENTIANA

Protection des données personnelles

5 L’Orée du Bois

88800 Norroy - France

Votre demande doit préciser le droit que vous souhaitez exercer et permettre de vous identifier.

Une pièce d’identité n’est pas systématiquement demandée. Elle pourra uniquement être sollicitée lorsque Essentiana a un doute raisonnable sur l’identité de la personne à l’origine de la demande. Dans ce cas, seules les informations nécessaires à la vérification seront demandées.

Essentiana répondra dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception de la demande complète.

Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la demande est complexe ou en raison du nombre de demandes reçues. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et de ses motifs dans le délai initial d’un mois.

Si vous estimez, après avoir contacté Essentiana, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

15. Liens et services externes

Le site peut contenir des liens vers des sites, réseaux sociaux ou services externes.

Essentiana n’est pas responsable des traitements réalisés directement par ces services pour leur propre compte. Nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité avant de leur communiquer des données personnelles.

16. Modification de la politique

Essentiana peut modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte des évolutions légales ou réglementaires, des recommandations des autorités compétentes, des modifications apportées au site, de l’activation de nouveaux outils, de l’évolution de ses activités.

La version applicable est celle publiée sur le site à la date de votre consultation.

En cas de modification importante affectant l’utilisation de vos données ou vos droits, Essentiana pourra vous en informer par un message sur le site ou par e-mail lorsque cela est approprié.

17. Contact

Pour toute question concernant cette Politique de confidentialité ou l’utilisation de vos données personnelles, vous pouvez contacter :

ESSENTEA CRÉATION – ESSENTIANA

5 L’Orée du Bois

88800 Norroy – France

E-mail : contact@essentiana.fr